W poszukiwaniu straconego czasu

Czy miałeś kiedyś wrażenie, że pracowałeś przez cały dzień, dużo się działo, były rozmowy, spotkania, Slack, maile, telefony, Teamsy – ale tak naprawdę nic nie udało się osiągnąć? Nic nie udało się skończyć? Jesteś zmęczony, wyczerpany, „było napracowane” – ale nic z tego nie wyniknęło?

Jakiś czas temu zacząłem odkrywać w sobie właśnie taką właśnie frustrację. I postanowiłem przeprowadzić małe badanie, żeby sprawdzić dlaczego mam wewnętrzne poczucie niskiej efektywności i gdzie ucieka mój czas.

Co chcemy osiągnąć?

Zanim rozpoczniemy jakikolwiek eksperyment, dobrze jest określić spodziewany rezultat tego eksprymentu. Moim celem było pozbycie się (lub chociaż zmniejszenie) frustracji oraz poczucia braku efektywności w pracy.

A po czym poznaję, czy moja praca jest efektywna? Po dwóch rzeczach:

• wskaźnik obiektywny: liczba skończonych zadań w pewnym okresie czasu (na przykład w tygodniu). Korzystamy w zespole z wspólnej tablicy, na której mamy nasze zadania, widać na niej ile zadań kończę w jakimś okresie czasu
• wskaźnik subiektywny: poczucie własnej efektywności na koniec dnia pracy. Czasami jest mam poczucie „to był naprawdę dobry dzień”, a czasami jest to bardziej: „zupełnie nie wiem, na czym dzisiaj spędziłem swój czas”.

Mamy dwa wskaźniki? Mamy. Pora zacząć eksperyment!

Jak to zmierzyć?

Jak można mierzyć swój czas pracy? Sposobów jest wiele, ja wybrałem następujący:

• biorę jakikolwiek arkusz kalkulacyjny
• definiuję w nim kilka kategorii zadań
• co 30 minut zapisuję sobie w arkuszu, jakie zadanie wykonywałem przez ostatnie pół godziny i do której kategorii ono należy

Ponieważ korzystam z Google Sheet, przypiąłem sobie ten arkusz w przeglądarce tak, żeby był cały czas na wierzchu i pod ręką – tak samo jak poczta i kalendarz.

Ponieważ dni mogą wyglądać bardzo różnie (na przykład poniedziałek to dzień wielu spotkań), to zdecydowałem że chcę porównywać wyniki „tydzień do tygodnia”. Czyli pomiar na bieżąco, a co tydzień spojrzenie na rezultat z całego tygodnia i decyzja o tym, co chcę zmienić. Dodatkowo arkusz rysuje mi na bieżąco wykres kołowy dla aktualnego tygodnia.

Zrobiłem sobie jedno ważne założenie: przyjąłem sobie, że nie muszę być dokładny. 30 minut jest niepodzielnym kwantem czasu. Jeżeli w tym bloku przez 18 minut robiłem zadanie A, przez 5 minut robiłem zadanie B, a resztę czasu patrzyłem w sufit – to wpisuję do arkusza zadanie A. To nie apteka.

Jakie kategorie?

Zanim zaczniemy pomiar, trzeba zdecydować jakie kategorie zadań chcemy mieć w arkuszu. Ja zdefiniowałem taki zestaw:

• Planned – zaplanowane zadania, czyli praca nad rzeczami, które są na tablicy zadań mojego zespołu
• Teams – jedną z ważnych rzeczy jest wspieranie wybranych zespołów. Zdecydowałem się na stworzenie osobnej kategorii dla wszystkich aktywności z tym związanych
• Reviews – inną ważną aktywnością mojego zespołu jest uczestniczenie w przeglądach zespołów wytwórczych. To też zadanie cykliczne i też chciałbym wiedzieć ile czasu mi ono zabiera
• Meetings – spotkania mojego zespołu oraz spotkania ogólnofirmowe
• 1:1 – zadania 1:1 z moim menedżerem i z moimi kolegami z zespołu
• Communication – głównie czytanie i pisanie na Slacku
• Learning – uczenie się (niejaki Kuba Sz. używa tu bardzo fajnego określenia: „ostrzenie piły”)
• Others – wszystko inne: nieplanowane wrzuty, wypełnianie dokumentów, wyjście na pocztę żeby wysłać rozliczenie delegacji…

Czy to jest najlepszy i uniwersalny zestaw kategorii? Na pewno nie! Natomiast ten zestaw mi pasuje. Zresztą w pierwszych dwóch tygodniach ćwiczenia ten zestaw przechodził pewną ewolucję – kategorie zmieniały się, żeby jak najlepiej mierzyć to, czego potrzebuję.

Co zauważyłem na samym początku?

Jeszcze przed zakończeniem pierwszego tygodnia eksperymentu zauważyłem kilka ciekawych rzeczy. Pewnie nie są to jakieś szczególne i rewolucyjne odkrycia – ale zobaczenie pewnych zjawisk na rzeczywistych danych działa dużo mocniej niż przeczytanie o tym w książce…

Przede wszystkim okazało się, że zatrzymywanie się co pół godziny i wypełnianie dwóch komórek w arkuszu ani nie jest trudne, ani nie stanowi dużego narzutu czasowego. Co więcej, to zatrzymanie pozwala też sobie zadać bardzo ważne pytanie: czy przypadkiem nie potrzebuję teraz przerwy? Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy za długo nie ugrzązł na przedłużających się spotkaniach…

Po drugie, bardzo wyraźnie zobaczyłem, że 8-godzinny dzień pracy wcale nie oznacza 16 efektywnych 30-minutowych okresów pracy. Przeważnie jest ich mniej! I nie chodzi tutaj tylko o przerwę na obiad i na toaletę. Chodzi o to, że niektóre zadania potrzebują czasu na wejście i wyjście. Dobrym przykładem jest prowadzenie intensywnego spotkania, w ciągu którego dużo się dzieje, pojawiają się emocje i trudne sytuacje. Po zakończeniu takiego spotkania następny blok można spisać na straty. Tak, mogę udawać, że coś w nim robię. Ale ta praca nie jest efektywna. Potrzebuję chwili na dojście do siebie.

Po trzecie: zobaczyłem jak bardzo rozpraszają mnie krótkie spotkania w kalendarzu. Jeżeli mam spotkanie od 12.00 do 12:23 i drugie od 12:30 do 12:45 – to tak naprawdę cały blok 12-13 jest już zajęty. Może w przerwie uda się odpisać na jakąś wiadomość. Ale raczej nie zrobię tam nic kreatywnego czy ważnego. Jeżeli chcę zrobić coś ważnego i nietrywialnego – muszę mieć na to osobny slot czasowy, nie zrobię tego w przerwie między spotkaniami oraz pisaniem wiadomości.

I po czwarte: zapisywanie co 30 minut tego, co robię, sprawia że jestem bardziej „tu i teraz”. Jestem bardziej świadomy tego, co robię i w jaki sposób wybieram kolejne zadanie do realizacji. Trudniej jest wejść w tryb autopilota polegający na bezmyślnym braniu i odhaczaniu kolejnych zadań.

Mamy pierwszy tydzień!

Tak naprawdę to nie jest wynik z pierwszego tygodnia pomiarów, tylko z trzeciego – bo w ciągu dwóch pierwszych tygodni zmieniałem jeszcze kategorie. Ale to nie ma większego znaczenia, spójrzmy na wynik:

Pierwszy szok: tylko 26% czasu poszło na zaplanowanie zadania! Czyli nad rzeczami, które planuję do zrobienia spędzam niewiele więcej niż dzień pracy w tygodniu! Także wcale nie dziwi to, że postępy w tych zadaniach są tak wolne…

Kategorie „Teams” oraz „Reviews” bez zaskoczeń. Tak myślałem, że tyle tego będzie.

I trzecia rzecz – lewa połowa koła, czyli komunikacja, spotkania, spotkania 1:1, to są rzeczy które są potrzebne, ale nie popychają zadań do przodu. Spotykamy i komunikujemy się po to, żeby się zsynchronizować, ustalić co i jak robimy, sprawdzić czy nie przegapiliśmy czegoś ważnego. I idzie na to prawie połowa czasu pracy…

Bardzo szybko pojawia się myśl: „to teraz chciałbym więcej czasu spędzać na tym i na tym”. Ale zaraz, zaraz, przecież ten tort się nie powiększy! Żeby mieć więcej czasu nad kategorią A, trzeba po prostu spędzić mniej czasu nad kategorią B!

No dobra, tak naprawdę to można powiększyć ten tort w bardzo prosty sposób – praca w nadgodzinach. Ale bardzo nie chcę tego robić!

I tutaj pojawiła się w mojej głowie jedno z najważniejszych odkryć z tego ćwiczenia:

Nie pytaj, nad czym chcesz spędzać więcej czasu. Pytaj gdzie możesz spędzać go mniej!

Widok tego tortu czasowego spowodował, że w głowie ułożył mi się obrazek idealnego tortu:

• Około 10% na „Learning”. Samorozwój jest dla mnie ważny i nie chcę tego obcinać.
• Zminimalizować czas w kategoriach „Communication”, „Meetings”, „1:1” i „Other” – ale nie obcinać go do zera, tylko znaleźć rozsądne minimum
• Patrzeć jak rozkładają się proporcje między kategoriami „Planned”, „Teams” i „Reviews”

Jak mogę zmniejszyć czas na spotkania i komunikację? Znalazłem na to dwa sposoby.

Po pierwsze wyrzuciłem z kalendarza spotkań, na które chodziłem, ale które nie wnosiły większej wartości. Nie było ich dużo, ale były. Zawsze coś.

Drugim sposobem była zmiana sposobu czytania wiadomości na Slacku. Kiedyś starałem się w miarę regularnie czytać wszystkie kanały, które subskrybuję. Teraz wybrałem sobie tylko kilka kanałów, które chcę mieć przeczytanych na koniec każdego dnia. Te czytam na bieżąco. Na reszcie kanałów zbierają się nieprzeczytane wiadomości, ale nie martwię się tym. Jeżeli ktoś będzie mnie naprawdę potrzebował, to albo mnie oznaczy w poście, albo napisze do mnie bezpośrednio.

Kolejny tydzień

Wyniki drugiego tygodnia pracy nie były miarodajne, ponieważ miałem podczas niego tylko 2 dni zwyczajnej pracy, a resztę czasu zajął wyjazd. Kolejny tydzień natomiast wyglądał tak:

Jeżeli porównamy to  z poprzednim tortem, to widać kilka zmian. Między innymi taką, że zwiększył się obszar zadań planowanych (26% => 31%) i jednocześnie zmniejszył się obszar „Other” (10% => 1%). Tak się stało między innymi dlatego, że zajmując się jakimiś nieplanowanymi rzeczami zacząłem je umieszczać na tablicy z zadaniami.

Widać też że suma obszarów Planned, Teams i Reviews zwiększyła się z 53% do 57%. Więcej czasu na pracę, mniej na komunikację i synchronizację.  

Zauważyłem też, że dodając kolejne dni do arkusza patrzę jak zmienia się rozkład poszczególnych kategorii w ciągu tygodnia – i to rodzi pytania, na przykład takie: „hm, w tym tygodniu nie poświęciłem czasu na naukę. Może warto by o to zadbać?”

Procenty, godziny i decyzje

Wykresy prezentują procenty, natomiast można też spojrzeć na ten czas w ujęciu godzinowym. „Spędzam nad pracy z zespołami średnio 6 godzin tygodniowo. Jaki jest efekt tej pracy? Jak najlepiej mogę wykorzystać ten czas?”

Ale widok tych zestawień postawił przede mną jeszcze jedno ważne pytanie. Dwa największe obszary to niebieskie zadania zaplanowane oraz czerwona praca z zespołami. A co by było gdybym zrezygnował z pracy z zespołami? Przestaję prowadzić retrospektywy, pomagać w planowaniu i przestaję dawać feedback zespołom – a zamiast tego znacząco zwiększa mi się czas dostępny na zaplanowane zadania.

Czy to jest dobra decyzja? W tym momencie raczej nie. Ale pomiar czasu pracy pomógł mi postawić to pytanie i daje mi jasny obraz „co by było gdyby”: „obecnie nad zadaniami pracuję 10 godzin tygodniowo, a praca z zespołem zajmuje 6 godzin na tydzień – po rezygnacji z pracy zespołami miałbym 16 godzin tygodniowo na realizację zadań”.

Małe podsumowanie

Szczerze mówiąc, sam nie sądziłem że pomiar czasu będzie tak prosty i że da mi tyle informacji!

Kosztem tego ćwiczenia jest 20-30 sekund na wypełnienie arkusza co pół godziny oraz czas na przyglądanie się danym i wyciąganie wniosków. Razem to nie więcej niż 5-6 minut dziennie.

Zmiany, które są u mnie wynikiem tego eksperymentu, to – między innymi – planowanie bloków skupienia, wyrzucenie części spotkań z kalendarza, zmiana sposobu korzystania ze Slacka oraz stawianie pytań o wartość realizacji poszczególnych bloków zadań.

Często słyszałem zdanie „jeżeli chcesz mieć na coś wpływ, to najpierw zmierz to i zwizualizuj”. Mam poczucie, że rzadko stosujemy tę zasadę wobec bardzo kluczowego zasobu – własnego czasu…

---

Obrazek na stronie głównej jest autorstwa Jordana Bertona: