Agile Coach Komp – czyli o intensywnych spotkaniach w przestrzeni wirtualnej

Dwa razy wiosną i dwa razy jesienią odbywa się Agile Coach Camp Poland – weekendowy zjazd ludzi, którzy mają coś wspólnego ze zwinnością i spotykają się, żeby wymieniać się wiedzą, energią i inspiracjami. Fascynujące w tym spotkaniu jest to, że organizatorzy przygotowują jedynie ramę konferencji – rezerwują hotel, ogarniają zapisy i dbają o logistykę. Natomiast cały przebieg wydarzenia zależy już od uczestników, którzy wspólnie układają agendę i zapełniają sloty czasowe, swojsko zwane na ACC grzędami. Całe wydarzenie jest też oparte na zasadzie „non-profit” – wszyscy uczestnicy, łączenie z organizatorami, płacą solidarnie za zakwaterowanie w hotelu oraz koszt wynajmu sal konferencyjnych.

W tym roku fizyczne spotkanie nie mogło się odbyć z wiadomych względów. Organizatorzy zdecydowali o zorganizowaniu „ACC Virtual” – spotkaniu w tej samej formule Open Space, nieco skróconym czasie (piątek wieczorem oraz cała sobota) i odbywającym się w całości w przestrzeni wirtualnej.

Jak to wyglądało?

W tym roku zamiast hotelu w centralnej Polsce czekały na nas Zoom i Miro. Ten zestaw narzędzi sprawdził się dość dobrze – Zoom zapewnił wirtualne pokoje do spotkań i możliwość szybkiego przechodzenia do „breakout rooms” (jakiś pomysł na polskie tłumaczenie tego wyrażenia?), natomiast na Miro pojawił się plan całej imprezy, agenda, namiary na wszystkie pokoje oraz puste tablice przeznaczone do wypełniania podczas sesji. Zestaw narzędzi uzupełniał jeszcze Slack, którego używaliśmy do wymiany informacji ogólnych i łapania się między pokojami.

O tym, jak ważne są narzędzia, przekonaliśmy się w sobotni poranek. Zoom, który poprzedniego dnia działał świetnie, od rana strasznie przycinał. Obrazy uczestników były odświeżane mniej więcej raz na sekundę, a jakość dźwięku była baaardzo różna… Szybka interwencja organizatorów i przepięcie się na inny host Zooma szczęśliwie rozwiązały ten problem. Ale widać było, że niedostępność narzędzia może spowodować krach całego przedsięwzięcia.

Za pomocą tych narzędzi możliwe było odtworzenie całej merytorycznej części ACC. Rozmowy zapoznawcze 1:1 w piątkowy wieczór odbywały się za pomocą „breakout rooms”. Plan sesji zamiast na ścianie został wyklejony w Miro. Możliwe było szybkie przechodzenie między pokojami – a zasada dwóch stóp została zamieniona na zasadę myszki („jeżeli w obecnym miejscu nie dostajesz i nie dajesz – przeklikaj się inne miejsce”).

Miałem poczucie, że sesje, w których uczestniczyłem, miały taką samą wartość jak w przypadku poprzednich ACC w których uczestniczyłem. Wiktor opowiadał o tym, jak wdraża Scruma w uporządkowany sposób; Hadrian dzielił się doświadczeniami z łączenia Continuous Delivery z wymaganiami compliance; Grzesiek opowiadał o wprowadzaniu zmian w środowisku, w którym wdrożenia odbywają się raz na ruski rok; Zajonc sprowokował nas do spojrzenia na Scrum Mastera z perspektywy klientów odbierających jego pracę; wspólnie z Anią zastanawialiśmy się nad wartością badań FRIS w zespołach; Jarek pokazywał zasady mierzenia w podejściu M3.0. A oprócz tego było jeszcze sporo sesji, w których chciałem wziąć udział, ale nie było to możliwe… Dużo wiedzy, dużo doświadczenia, dużo inspiracji.

A co było inaczej niż w przypadku tradycyjnej konferencji?

Plusy konferencji zdalnej

Zacznijmy od tych rzeczy, które w konferencji zdalnej są łatwiejsze lub wygodniejsze.

Przede wszystkim – nie trzeba jechać. Wyjazd na weekend wiąże się z kosztami (przejazd, hotel) oraz z pewną dezorganizacją życia prywatnego, bo znika się z domu na cały weekend. Tutaj bariera wejścia jest dużo mniejsza. Wystarczy zarezerwować sobie odpowiednie sloty czasowe, a w trakcie sesji można przytulać niemowlaka albo… jeździć na rowerze stacjonarnym.

Specyfika narzędzia sprawia, że przechodzenie rozmowami jest szybsze i sprawniejsze. W przestrzeni fizycznej potrzeba pewnego czasu, żeby przejść z jednej sali konferencyjnej do innej. W Zoomie przełączenie się do mniejszych pokojów trwa sekundy. Można też w ciągu sekund rozbić dużą rozmowę na szereg mniejszych, a potem jednocześnie wciągnąć uczestników na wspólne forum.

Mam poczucie, że podczas spotkania wirtualnego dużo łatwiej o rozpoczęcie spotkania w założonym terminie. Uczestnicy szybciej się zbierają, nie ma hałasu towarzyszącego wchodzeniu do salek, mniej jest rozproszeń na początku spotkań.

Po tradycyjnej konferencji zostawała masa plakatów, które trzeba było sfotografować i opublikować. Tutaj wszystkie sesje są już od razu udokumentowane na Miro – tadam! I jest zdecydowanie mniej sprzątania po wydarzeniu…

Czy zatem wirtualny Agile Coach Komp jest lepszy?

Wydaje mi się, że nie. Po zakończeniu konferencji miałem poczucie zadowolenia z sesji, w których uczestniczyłem – ale towarzyszyło mu uczucie dużego niedosytu.

Brakowało mi bardzo rozmów na korytarzach, przy posiłkach i na spacerach. ACC to taki czas i miejsce, gdzie możesz dołączyć do dowolnej rozmowy, zadać pytanie, dodać komentarz albo po prostu posłuchać. To, że uczestnicy spędzają dwa dni i dwie noce na ograniczonej przestrzeni, stwarza możliwość łatwego wchodzenia w takie rozmowy. I przypominając sobie tradycyjne zjazdy ACC, w których uczestniczyłem, nie wiem czy większą wartością były w nich zaplanowane sesje, czy też spontaniczne rozmowy, które rozpoczęły się zupełnym przypadkiem. Być może właśnie to drugie.

Uczestniczenie w spotkaniu wyjazdowym ustawia bardzo mocno moje skupienie. Wyjeżdżam, nie robię w ten weekend nic innego, ba, nie muszę nawet przygotowywać sobie posiłków ani po nich sprzątać! Albo uczestniczę w sesjach, albo rozmawiam, albo mam swój czas na układanie sobie spraw w głowie i ładowanie akumulatorów. Pełna koncentracja. Podczas ostatniego wyjazdu do Spały ważne dla mnie były poranne wyjścia do lasu, podczas których układałem sobie rzeczy z poprzedniego dnia. Teraz takiego czasu mi zabrakło.

To, że możemy zobaczyć swoje twarze przez Zooma, jest super – ale brakuje mi komunikacji niewerbalnej oraz kontaktu fizycznego.

Nie było sobotniej gry integracyjnej, która powoduje załamanie nerwowe i chęć natychmiastowej zmiany pracy wszystkich Scrum Masterów, którzy biorą w niej udział pierwszy raz.

Ważnym elementem konferencji jest też dla mnie powrót do domu. Zawsze wracałem z ACC z kimś – i wspólna podróż samochodem to świetna okazja do opowiedzenia sobie naszych doświadczeń oraz zdecydowania, jakie najważniejsze rzeczy zabieram ze sobą.

I nie da zrobić się jeszcze jednej rzeczy. Ostatniej jesieni w ciepły, sobotni wieczór siedzieliśmy w kilka osób na fotelach przy recepcji hotelowej popijając przywiezioną z domu śliwowicę, przyniesione z baru piwo bądź wódkę zakupioną na pobliskiej stacji benzynowej, a rozmowa krążyła wokół podróży, lepszych i gorszych miejsc do życia, przeprowadzek, absurdów w naszych organizacjach, sensu tego, co robimy, życia, wszechświata i całej reszty… Z większością ludzi poznaliśmy się ledwie wczoraj – ale nie przeszkadzało nam to wcale w rozmowie tak, jakbyśmy znali się już bardzo, bardzo dawna. Tego rodzaju spotkań nie potrafię odbywać w przestrzeni wirtualnej…

Co dalej?

Zaryzykuję tezę, iż większość ludzi czytających ten tekst pracuje teraz z domów. Nauczyliśmy się korzystać z narzędzi do komunikacji na tyle dobrze, że możemy przeprowadzać zdalne planowania, podsumowania, konsultacje, synchronizacje i wszystkie te spotkania oraz aktywności, które są potrzebne do wytwarzania naszych produktów. I widać, że można to robić.

A jednocześnie jest taki obszar naszej aktywności, że spotkania zdalne pozostają niewystarczające. Po randce przez internet miałbym duże poczucie niedosytu (Tak zakładam. Dawno nie byłem…). Gdybym miał powiedzieć komuś coś naprawdę ważnego – to jeżeli tylko byłoby to możliwe, poszukałbym sposobu żeby się spotkać fizycznie.

Dla mnie ACC jest tak intensywnym i ważnym spotkaniem, że wpada właśnie w tę kategorię. Dobrze, że można zorganizować wirtualne grzędy i pogadać na ważne tematy. Ale nie można w ten sposób odtworzyć całej wartości, która jest w tym wydarzeniu.

Jeżeli będzie jesienny wirtualny ACC – zapiszę się na niego, bo warto. Ale jeżeli będzie jesienny tradycyjny ACC – moja radość będzie podwójna.