Jak nie zginąć w chaosie zadań?

Jeżeli jesteś osobą, która wykonuje wszystkie swoje zadania w zaplanowanym czasie, jeżeli nigdy ci się nie zdarzyło zapomnieć o czymś ważnym, jeżeli zasypiasz ze spokojnym poczuciem, że wykonałeś wszystko, co miałeś na dziś do zrobienia – nie czytaj dalej tego tekstu!

Jeżeli natomiast masz poczucie, że w Twoim zarządzaniu zadaniami coś warto byłoby poprawić, to być może ten artykuł Ci się do czegoś przyda albo zainspiruje do jakiejś zmiany…

Metoda i narzędzie

Metod, które ułatwiają zarządzanie własnymi zadaniami, jest cała masa: od matrycy Eisenhowera po Getting Things Done (nawiasem mówiąc: GTD jest dla mnie znakomitym przykładem, jak z prostych i naturalnych zasad stworzyć całą teorię, napisać pięć książek i zorganizować trzy sympozja naukowe. Ciekawe kiedy pojawią się certyfikowane szkolenia?). Natomiast jądrem i esencją tych wszystkich metod jest wykonywanie trzech prostych czynności:

• Zbierz i zapisz swoje zadania
• Posortuj zadania i nadaj im priorytety lub konteksty
• Wykonuj

I to naprawdę wszystko! Potem już jest tylko cała nadbudówka metodologiczna dotycząca tego jak zbierać zadania, jak je sortować, jak nadawać konteksty, układać w projekty, łączyć ze skrzynką pocztową, i tak dalej, i tak dalej… Ale podstawą każdej metody są te trzy proste kroki.

Tak samo jak istnieje wiele metod zarządzania, tak również mamy cały spektrum narzędzi służących do zarządzania zadaniami. Wujek Google na zapytanie „task management tool” zwraca 46 milionów wyników… W niniejszym tekście nie chcę ani skupiać się na metodzie GTD, ani też wykonywać kolejnego porównania narzędzi – chciałbym jedynie opisać to, jak w praktyce wykorzystuję dwa proste narzędzia do zarządzania własnymi zadaniami.

MLO i Wunderlist

Narzędzia, o których będę pisał, to MyLife Organized (wersja 2.0.1 Light Edition) oraz Wunderlist.

MyLife Organized (albo MLO, żeby było krócej) służy mi do ewidencji zadań związanych z pracą zawodową. Ponieważ wykorzystuję to narzędzie w pracy, gdzie mam cały czas włączony komputer, to wykorzystuję tylko aplikację w wersji na PC, przechowując zadania w lokalnym pliku.

Wunderlist (po nazwie od razu widać, w jakim kraju powstała ta aplikacja, nieprawdaż?) wykorzystuję do zapisywania zadań i projektów prywatnych. Tutaj mam albo dostęp do listy zadań przez telefon (aplikacja na Androida), albo wykorzystuję dostęp online przez stronę WWW. Istnieje również aplikacja na Windows – ale jakoś nie czuję potrzeby korzystania z niej.

Dlaczego akurat te aplikacje? Dlatego, że kiedyś wygrały w konkursie na najbardziej pasujące mi narzędzia. Nie są to aplikacje najlepsze ani najnowsze, bo istnieją inne narzędzia typu „task manager”, które posiadają zdecydowanie więcej funkcjonalności – ale jestem przekonany, że w tym akurat przypadku wygoda używania jest dużo ważniejsza niż ilość wodotrysków…

Dodawanie zadań

Pierwszą operacją, którą wykonujemy w narzędziu, jest dodawanie zadań. Tutaj pojawia się jedno z kluczowych wymagań dla narzędzia – dodawanie zadania musi być szybkie. Dlaczego? Ponieważ zadania bardzo często pojawiają się „przy okazji” innych aktywności i wtedy im szybciej wpiszemy zadanie na listę do wykonania, tym szybciej można o nim zapomnieć i wrócić do bieżącego wątku.

Jeżeli przy dodawaniu zadania muszę wypełnić kontekst, ważność, pilność lub też jeżeli narzędzie wymusza na mnie podanie daty wykonania zadania – to takie narzędzie nie jest dla mnie użyteczne. Brak konieczności wypełnienia dat może wydawać się kontrowersyjny, ale tak właśnie działam – większość zadań ma termin wypełnienia „as soon as possible”, a tylko niektóre z nich mają określony termin najpóźniejszego wykonania czyli swojsko brzmiący deadline.

Na szczęście tutaj zarówno MLO jak i Wunderlist działają bardzo sprawnie. W MLO wystarczy znalezienie odpowiedniego miejsca w drzewie zadań (o nim za chwilę), naciśnięcie klawisza Insert, wpisanie nazwy zadania, Enter – i to wszystko. W Wunderlist podobnie – wpisujemy nazwę zadania w odpowiednim okienku i pojawia się ono na liście.

Sortowanie zadań

Jeżeli już mamy listę zadań, trzeba wybrać te, które chcemy wykonywać. Jeżeli lista jest zapisana w kolejności losowej (a trudno wymagać, aby nowe zadania pojawiały się według jakiegoś planu, nieprawdaż?), to trudno się w niej odnaleźć. Dlatego potrzebne jest uporządkowanie zadań według pasującego nam klucza. Może być to kontekst lub ważność zadania.

Rzeczą, która działa znakomicie w MLO, jest to, że zadania można układać w drzewiastą strukturę. Pozwala to na bardzo szybie i czytelne rozbijanie zadań na mniejsze składniki – mając np. do zrobienia zadanie „Raport dla Magdy” rozpisać je na poszczególne kroki.

Dzięki drzewu bardzo ładnie widać, co już zostało zrobione i jaka jest hierarchia zadań. Jeżeli przestaję zajmować się raportem dla Magdy (bo nagle co innego staje się pilne), zwijam to zadanie i zaczynam zajmować się czym innym.

Rozpisywanie zadań na mniejsze ma jeszcze jedną, ogromną zaletę – dzięki temu nie ma statusu „zadanie częściowo wykonane”. Status „zadanie częściowo wykonane” jest zły i powinniśmy go unikać jeżeli to tylko możliwe! Jeżeli jakieś zadanie składa się z czterech kroków, z których jeden zostały już zrobiony – warto to zapisać. Przydaje się to, zwłaszcza w sytuacji gdy następuje jakieś przerwanie – wówczas po powrocie jasno widać, co zostało zrobione, a co jeszcze jest do zrobienia.

Przestawianie zadań w MLO jest trywialnie proste – myszką lub za pomocą skrótów klawiaturowych można bardzo szybko przesuwać zadania w górę i w dół oraz… w lewo i w prawo, żeby zmieniać hierarchię zadań. W powyższym przykładzie zaznaczenie zadania „Sprawdzić incydent nr 24” i naciśnięcie klawiszy Shift-Alt-prawo sprawi, że to zadanie stanie się podzadaniem dla „Raportu dla Magdy”.

Wunderlist nie posiada struktury drzewiastej, natomiast jest możliwość używania kilku list zadań oraz priorytetyzacji najważniejszych zadań przez przydzielanie im gwiazdek. Przy dostępie przez WWW kolejność zadań na listach można zmieniać za pomocą przeciągania ich myszką. Proste, ale skuteczne i wystarczające.

W praktyce struktura moich zadań prywatnych mocno odnosi się do czasu – listy zadań zatytułowane są „Teraz” (rzeczy do wykonania, jak tylko będzie na nie czas), „Czeka” (zadanie czeka aż coś innego się wydarzy), „Później” (dobrze było o tym nie zapomnieć, ale nie jest pilne do wykonania), „Dalsze plany” (plany wakacyjne na przyszły rok i takie sprawy) oraz „Do przeczytania / obejrzenia” (wiadomo). I to wystarcza.

Wykonywanie

Jak już zadania zapiszemy, posortujemy i wybierzmy to, czym chcemy się zajmować, to trzeba zacząć je wykonywać… Niestety nie wymyślono jeszcze narzędzia, które by za nas wykonało to, co mamy do zrobienia – także tutaj musimy już zadziałać sami. Natomiast warto pamiętać, że im bardziej rozbijemy zadanie na podzadania, tym lepiej widać postęp w wykonywaniu ich. A zobaczenie tego, co już udało się zrobić, działa bardzo motywująco do wykonywania dalszych zadań.

Lista zadań wykonanych

Kiedyś wydawało mi się, że lista zadań wykonanych jest ważna. Miałem rację – wydawało mi się. Tak naprawdę jeżeli coś zostało już zakończone, to nie ma większego znaczenia, kiedy zostało zrobione. Zwłaszcza, że w świecie IT efekt zadania jest gdzieś zawsze zapisany – w commicie kodu, wpisie w issue trackerze, aktualizacji wiki, wysłanym mailu…

No dobrze, ale po co to wszystko?

Po przeczytaniu tej całej teorii można zadań pytanie: no pięknie, można się bawić i zapisywać, można rozbijać zadania, można odznaczać je jako wykonane – ale tak w zasadzie to po co to wszystko? Nie lepiej od razu skupić się na realizacji swoich zadań zamiast inwestować czas w zapisywanie ich?

Tak naprawdę powód zapisywania zadań jest bardzo prosty: pozwala to skupić się na bieżącej czynności, odkładać przychodzące przerwania na listę i nie obciążać swojej pamięci litanią rzeczy, które mamy jeszcze do zrobienia. Tylko tyle i aż tyle. Komputery potrafią efektywnie przetwarzać wielowątkowo – ale ludzie nie. Przełączanie się mózgu między różnymi zadaniami i kontekstami kosztuje i jesteśmy dużo bardziej efektywni, jeżeli koncentrujemy się na pojedynczych zadaniach.

A może coś prostszego?

Kolejne pytanie może brzmieć tak: a czy te narzędzia rzeczywiście są potrzebne? Czy nie wystarczy kartka papieru, dokument w Wordzie, arkusz w Excelu?

Odpowiedź jest prosta – idea zapisywania, sortowania i wykonywania zadań jest niezależna od narzędzia i można do tego używać czegokolwiek. Karta papieru ma wielką zaletę, bo jest maksymalnie mobilna – można jej używać wszędzie, nawet bez prądu i podczas lądowania samolotu… Ale specjalizowany „task manager” jest po prostu wygodniejszy w sortowaniu oraz w układaniu zadań w listy.

Kiedyś używałem do zapisywania zadań kartek A4 i działało to całkiem nieźle, ale miało jeden zasadniczy feler. Podczas dnia zapisywałem 20 zadań, wykonywałem 10, kartka była zajęta – i w związku z tym 10 było do przepisania na następną kartkę…

Co jeszcze można z tym zrobić?

Zaczynając planować zadania po jakimś czasie widzimy osad zadań – czyli wszystkie zadania, które sobie zdefiniowaliśmy, ale brakuje nam czasu na ich wykonanie, bo mają zbyt niski priorytet. Wynika to z tego, że często wykonujemy zadania w kolejności LIFO (last in, fist out), czyli zadania przychodzące opóźniają realizację starych zadań. Warto się zastanowić, czy to, na co nie mamy czasu, jest ważne… Bo jeżeli nie zrobiliśmy czegoś przez ostatni miesiąc, to najprawdopodobniej nie damy rady wykonać tego również w przyszłym miesiącu.

Oprócz notowania zadań do wykonania używam też MLO do notowania komunikatów do przekazania – mam osobną listę na spotkania z moim przełożonym oraz listę informacji na spotkania ze swoim zespołem. Pozwala to uniknąć drapania się po głowie i mówienia: „ja coś jeszcze ci chciałem powiedzieć, ale co to było…”.

Jeżeli wejdziemy w zapisywanie zadań, to można spróbować też wykorzystać bardziej zaawansowane metody określania kontekstów oraz priorytetyzacji zadań – ale to już temat na osobny artykuł.

I na koniec…

Dość dobre porównanie dostępnych narzędzi typu „task management” znajduje się tutaj. Ale osobiście wyznaję zasadę, że najważniejszym wymaganiem dla narzędzia jest prostota i intuicyjność obsługi – nakład na obsługę zadań powinien być jak najmniejszy.

Jeżeli zainteresował cię ten wpis, to może zainteresować cię również zasada 2 minut, technika inbox zero lub technika pomidora (i tutaj, tak samo jak w GTD, do prostego i genialnego pomysłu dorobiono już produkty, książki, certyfikaty i szkolenia…).

I gdybym miał podsumować ten artykuł w jednym akapicie, to napisałbym tak: jeżeli bez większego wysiłku panujesz nad tym, co masz do zrobienia, to rób tak dalej i nie szukaj narzędzia do zapisywania zadań. Jeżeli natomiast lista twoich zadań puchnie w zastraszającym tempie i metodą zarządzania czasem staje się IOOTA (I’m Out Of Time Anyway – © by Witold) – to zainwestuj w poszukanie pasującego Ci narzędzia, spróbuj zacząć zapisywać, co masz do zrobienia i sprawdź czy warto. Istnieje duże ryzyko, że to pomoże…