Szacowania, szacowania…

Rzecz o estymacjach – czyli czym się różni prowadzenie projektu IT
od urządzania kuchni

Kiedyś wydawało mi się, że w pracy informatyka najtrudniejsze jest samo wykonanie pracy – to znaczy projektowanie lub implementowanie jakiejś nowej funkcjonalności. Myliłem się. Bo od wykonania samej pracy dużo trudniejsze jest wcześniejsze oszacowanie jej pracochłonności…

Ale zacznijmy od przykładu z zupełnie innego podwórka:

Chcieliśmy w domu zmienić meble kuchenne. Za pomocą programu do planowania zaprojektowaliśmy układ i wygląd mebli – czyli tak naprawdę określiliśmy nasze wymagania. Dostarczyliśmy te wymagania do kilku wykonawców. Otrzymaliśmy od nich propozycje cenowe. Komisja przetargowa w składzie Żona i Ja wybrała najlepszą ofertę – głównym kryterium była oczywiście cena. Wybrany wykonawca wykonał meble i zainstalował je. Sprawdziliśmy zgodność produktu ze specyfikacją (meble ładne, szafki się otwierają, woda z kranu leci), a następnie wykonawca zainkasował ustaloną kwotę i rozstaliśmy się w obopólnym zadowoleniu.

W procesie urządzania kuchni możliwe jest dokładne zaprojektowanie i oszacowanie kosztu zmian. W projektach informatycznych już nie jest tak prosto, a składa się na to kilka czynników:

• Brak powtarzalności procesu. Bardzo często systemy IT oraz zmiany w tych systemach są unikalne.

Zarówno kuchnie, jak i ich umeblowanie są bardzo podobne do siebie. W każdej kuchni jest lodówka, kuchenka, zlew, często zmywarka… Meble różnią się kolorem i wzorem, ale mają bardzo podobne rozmiary. A teraz wyobraźmy sobie, że po mając doświadczenie projektowania stu trzydziestu pięciu kuchni musimy nagle zaprojektować łazienkę. Ile będzie kosztował prysznic, sedes, kafelki i podciągnięcie instalacji?

• Słabo określone wymagania. Zebranie wszystkich wymagań dotyczących zmiany to potężna praca i bardzo powszechne są sytuacje, gdy w ciągu trwania projektu nagle „objawiają się” nowe wymagania wpływające bardzo mocno na jego pracochłonność.

Dobry projekt kuchni precyzuje niemalże wszystkie wymagania na jednej lub kilku kartkach A4 – meble mają być białe, zmywarka wbudowana, blaty a kamienne. A teraz wyobraźmy sobie, że po stworzeniu projektu kuchni okazuje się, że mają być w niej przygotowywane posiłki dla uczniów w szkole, a instalacje w ścianach są poprowadzone zupełnie inaczej niż na rysunkach…

• Brak znajomości systemu, w którym są wprowadzane zmiany. Ten problem dotyczy głównie pracy w modelu outsourcing’u – ale nie tylko… Żeby wiarygodnie oszacować zmianę trzeba dobrze znać system, w którym mamy wykonać tę zmianę. W praktyce zdarza się tak, że zmiany szacują osoby, które mają tylko powierzchowną znajomość systemu.

Mamy do zaprojektowania kuchnię – ale niestety nie wiemy, jakie są wymiary pomieszczenia. Wiemy, że są jakieś wyprowadzenia instalacji – ale nie wiemy jakie i gdzie. Gdzieś chyba są drzwi i okna – ale nie wiadomo jakie duże. No to ile to będzie kosztowało?

Co można zrobić, żeby poprawić wiarygodność szacowań? W praktyce najczęściej korzysta się z dwóch rzeczy:

• szacowania wykonywane są przez doświadczonych programistów lub projektantów, którzy korzystają ze swoich wcześniejszych doświadczeń,
• korzysta się z dekompozycji projektu na podzadania.

Obiecującym pomysłem jest również prowadzenie bazy danych zakończonych projektów (czyli tak naprawdę gromadzenie wiedzy nie w głowach ekspertów, ale w bazie wiedzy) – ale nie spotkałem się jeszcze z praktycznym wykorzystaniem tej idei.

A jakich technik szacowania zmian Ty używasz?